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A ficha do paciente
Tudo sobre uma pessoa em uma página só: quem ela é, por que ela é boa, a conversa inteira com os áudios já em texto, e os dois únicos registros que o sistema pede de você.
Como chegar nesta tela
Toque no nome de qualquer pessoa na fila do Hoje›Ou no cartão dela no quadro de Pacientes›Ou no link que chega no seu WhatsApp quando entra paciente novo
01 Para que serve
Para você saber com quem está falando antes de dizer a primeira palavra — e para registrar as duas únicas coisas que o sistema não descobre sozinho.
A página é montada na ordem da cabeça de quem abriu o link com a paciente do outro lado esperando: primeiro quem é e o que fazer agora, depois por que ela é boa, depois a conversa, e por último tudo que já aconteceu.
02 Onde esta tela fica no seu dia
03 O que é cada parte da ficha, de cima para baixo
- 1O nome, a etapa e as etiquetas
No alto: o nome, em que etapa ela está (Qualificado, Avaliação agendada, Compareceu…) e o telefone, com um link Abrir conversa no WhatsApp.
Pode aparecer também uma etiqueta escrita MQL quente ou MQL morno. Traduzindo: quente é quem quer fazer logo e mora perto; morno é quem quer fazer, mas mais para frente. Quem está fora da área ou quer algo que a clínica não faz não chega a esta página com etiqueta nenhuma.
- 2Marcar avaliação — o botão principal
O botão em destaque, verde, no alto da caixa. Abre uma janelinha pedindo dia e hora. Se a clínica tem mais de um profissional, ela pergunta também com quem — cada profissional tem a agenda dele, e o horário é conferido na dela.
Depois de marcado, o botão vira Remarcar avaliação e ao lado aparece a data com um aviso: confirmada ou ainda não confirmou.
Se o horário bater com outro compromisso ou cair fora do expediente, o sistema avisa mas não impede: aparece um alerta com o botão Marcar mesmo assim. Quem combinou o horário com a paciente foi você, do lado de fora — o sistema só registra.
- 3“Ela veio à avaliação?” — o primeiro registro manual
Dois botões: Veio e Não veio. É um dos dois únicos fatos que o sistema não tem como descobrir sozinho, porque ele acontece na recepção e não no WhatsApp.
Marcou Não veio? A pessoa volta para Qualificado, para você remarcar — falta não é perda. Na terceira falta seguida, aí sim ela sai do quadro.
- 4“Fechou alguma venda?” — o segundo registro manual
Aparece uma lista com os procedimentos da clínica e um campo de valor. Só o número; se parcelou, o valor total.
Enquanto a pessoa não estiver marcada como Veio, este bloco fica escrito “Só depois que ela comparecer. Quem vende é o especialista, na avaliação.” Não é trava por burocracia: é a trava que faz a falta aparecer no painel do dono em vez de sumir.
- 5O que aconteceu fora do WhatsApp — a caixa de recado
É onde entra tudo que não passou pelo WhatsApp: ela ligou, passou na clínica, falou no balcão.
Você conta com as suas palavras, em uma frase — “ela ligou agora e confirmou que vem quinta às 14h” — e toca em Anotar na ficha. O sistema entende e atualiza a ficha sozinho.
Se estiver com as mãos ocupadas, toque em Falar: o microfone liga, você conta em voz alta, toca em Parar e transcrever, e o que você falou aparece escrito dentro da caixa. Confira o texto — a transcrição erra nome próprio de vez em quando — e só então mande.
Depois de mandar, o sistema devolve em uma frase o que entendeu. Se entendeu errado, escreva de novo mais claro: nada acontece por causa de um áudio que ninguém leu.
- 6Marcar como perdido / Descartar paciente
O botão discreto no pé da caixa. Ele é discreto de propósito: encerrar por engano custa uma paciente.
O sistema escolhe sozinho qual das duas listas de motivo te mostrar, e são listas diferentes por um motivo. Descartar é quem nem chegou a ser avaliada (mora longe, quer algo que a clínica não faz, sumiu no meio da conversa). Perdido é quem veio, foi avaliada e não fechou (achou caro, adiou, escolheu outra clínica).
Se nenhum motivo servir, escolha Outro (escrever o motivo) e conte em uma linha.
Depois de encerrada, a ficha vira leitura: o botão some e no lugar dele fica o motivo registrado.
- 7Por que é bom
O resumo que a assistente escreveu depois de conversar com a pessoa, em uma frase, e logo abaixo as respostas dela, uma a uma: como chamar, o que quer fazer, se já fez antes, de onde é, para quando quer, e a faixa de investimento quando a clínica pergunta isso.
Leia estas três linhas antes de abrir a conversa. É o que separa um “oi, tudo bem?” de um “oi Camila, sobre a harmonização que você comentou…”.
- 8A conversa
Toda a troca de mensagens, na ordem, com a hora. As da paciente ficam à esquerda; as que saíram da clínica, à direita, marcadas como Júlia (a assistente) ou Atendimento (uma pessoa).
Áudio aparece já transcrito, marcado com um microfone. Em clínica, metade da conversa é áudio — sem isso a ficha mentiria sobre o que foi combinado.
- 9O que já aconteceu
A linha do tempo da paciente: quando entrou, quando foi qualificada, quando a avaliação foi marcada, quem registrou o quê e a que horas.
É a prova de tudo. Quando alguém pergunta “mas ninguém ligou para ela?”, a resposta está aqui, com hora e nome.
04 O que fazer aqui
Depende de em que ponto a paciente está. Estes são os quatro momentos, na ordem em que acontecem:
- •Antes de falar com ela — leia o “Por que é bom”
Três linhas. Você já sabe o nome, o que ela quer e para quando. Só então abra a conversa.
- •Combinou o horário? Toque em Marcar avaliação
Escolha dia e hora e, se a clínica tiver mais de um profissional, com quem. Confirme. A partir daí o sistema passa a cobrar a confirmação de presença sozinho, na sua fila.
- •No dia — responda “Ela veio à avaliação?”
Um toque em Veio ou Não veio, assim que você souber. É o registro que faz o painel do dono ficar certo.
- •Fechou? Registre o que ela fechou e por quanto
Escolha na lista e digite o valor. Este é o único momento em que alguém digita dinheiro no sistema inteiro.
- •Aconteceu alguma coisa fora do WhatsApp? Conte na caixa de recado
Ligação, visita, recado no balcão. Digite ou fale. Não precisa ficar bonito — precisa ficar registrado.
“Ela ligou agora, disse que não consegue quinta e pediu para remarcar para semana que vem à tarde.” - •Acabou de vez? Aí, e só aí, encerre com motivo
Use Descartar paciente ou Marcar como perdido. Escolher o motivo certo é o que faz o relatório do dono dizer onde a clínica está furando.
05 Por que isso está aqui
Esta é a página que o WhatsApp entrega. Quando entra uma paciente qualificada, chega um recado no WhatsApp de quem atende com o endereço desta ficha dentro. Ela foi desenhada para ser aberta às pressas, no celular, com a paciente do outro lado esperando — por isso a primeira coisa da página é o botão de marcar, e não um formulário.
São dois campos manuais e nenhum a mais. O sistema inteiro se preenche pela conversa: etapa, dono, procedimento, motivo. As duas únicas coisas que ele não tem como saber são se a pessoa apareceu na porta e se comprou — porque isso acontece na recepção, não no WhatsApp. Todo o resto que parece formulário em outros sistemas foi tirado de propósito: cada campo obrigatório a mais é uma chance a mais de a recepção parar de usar o sistema.
Fechar venda exige ter comparecido. Parece burocracia e é o contrário: se desse para registrar venda de quem não veio, a falta sumiria da conta. A falta é o maior vazamento do ramo — entre 20% e 30% das pessoas marcam avaliação e não aparecem. Só medindo dá para melhorar.
A caixa de recado existe porque metade da clínica acontece fora do WhatsApp. A paciente liga, passa na porta, fala no balcão. Sem um lugar para contar isso, essas conversas ficariam de fora e a ficha mentiria. E ela aceita voz porque quem atende quase nunca tem as duas mãos livres.
O motivo do encerramento é escrito em frase inteira, e não em rótulo. “Fora do raio” pode ser distância ou preguiça de se deslocar, e não tem nada a ver com dinheiro. Motivo empilhado numa palavra só estraga o relatório do mês.
06 Quando usar — e quando não
Venha aqui para
- Antes de falar com alguém — para saber quem é
- Depois de combinar um horário — para marcar a avaliação
- No dia da avaliação — para dizer se veio e se fechou
- Quando algo acontece por telefone ou pessoalmente — na caixa de recado
- Para provar o que foi feito — a linha do tempo tem tudo, com hora
Para isso, é outra tela
- Ver quem precisa de você agora → Hoje, a sua fila
- Procurar alguém que você não lembra o nome → Pacientes, o quadro
- Ver quantos horários estão livres na semana → Agenda (tela do dono)
07 Do recado no WhatsApp até a venda
10h12. Chega no WhatsApp da Fernanda: “Paciente nova qualificada: Camila Duarte. Quer harmonização facial completa, já fez toxina antes, quer fazer este mês, mora aqui em Itajaí.” Com o link da ficha.
Ela abre, lê as três linhas do Por que é bom e toca em Abrir conversa no WhatsApp. Em quatro mensagens elas combinam quinta às 15h.
A Fernanda volta para a ficha, toca em Marcar avaliação, escolhe quinta 15h na agenda da Dra. Helena e confirma. A partir daí o sistema passa a cobrar a confirmação sozinho.
Quarta, 17h. A Camila liga na clínica dizendo que confirma. A Fernanda abre a ficha, aperta o microfone e fala: “a Camila ligou agora e confirmou que vem amanhã às 15h.” O sistema devolve: “Anotado: presença confirmada para 31/07 às 15:00.” A linha some da fila de amanhã.
Quinta, 15h40. A Camila saiu da sala. A Fernanda abre a ficha, toca em Veio, escolhe Harmonização facial completa e digita 14.000.
Nesse instante, sem ninguém avisar ninguém, o painel do dono passou a mostrar uma venda a mais e R$ 14.000 no mês.
08 Deu errado?
Isso é aviso, não bloqueio. Leia o motivo (choque com outro compromisso, fora do expediente, antecedência curta demais) e, se o horário está mesmo combinado, toque em Marcar mesmo assim. Ele entra na agenda do jeito que aconteceu.
Falta responder “Ela veio à avaliação?”. Marque Veio primeiro e o bloco da venda abre na hora.
Ou o navegador não deixou usar o microfone (autorize quando ele perguntar), ou o áudio saiu mudo. Nos dois casos dá para escrever o recado na mão — o resultado é exatamente o mesmo.
Corrija dentro da caixa antes de tocar em Anotar na ficha. O texto fica editável justamente para isso: o sistema só age depois que você confirma o que está escrito.
A clínica ainda não tem motivos cadastrados. Quem cadastra é a Revon, na tela de configuração. Avise e a gente resolve na hora.
Ou o WhatsApp da clínica ainda não foi conectado, ou esta pessoa entrou por outro caminho. Assim que a conexão estiver de pé, tudo que for conversado aparece aqui — inclusive o que você digitar direto no celular.
09 De onde vem, para onde vai
10 Quem entra aqui
Abrem esta página quem atende e o dono da clínica. A Revon não entra na ficha do paciente: nas telas que a gente vê para dar suporte, o nome deixa de ser link de propósito.