Como a sua operação está configurada

01 Para que serve

02 Os onze blocos, um a um

Eles vêm nesta ordem na tela, e a ordem não é aleatória: começa no que a clínica é, passa pelo que ela faz, e termina em quem tem a chave.

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   1 · A clínica

   Nome, responsável técnico com o conselho e o registro, endereço, cidade e estado.

   • Raio — de quantos quilômetros a clínica aceita paciente. É o corte mais duro do sistema: quem mora fora e não quer se deslocar não vira paciente qualificado
   • Horário de atendimento — dia por dia, hora de abrir e de fechar

   O horário não é enfeite: é ele que define o que conta como “chegou com a clínica fechada” na tela de Evolução, e é ele que a assistente usa para saber quando ela está sozinha atendendo.

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   2 · Procedimentos

   A lista do que a clínica faz, com duração e faixa de preço de cada um.

   Dois detalhes na linha de cada procedimento: porta de entrada marca os que costumam trazer paciente novo; a clínica não faz aparece riscado, e é o que permite a assistente encerrar direito quem procura algo que vocês não oferecem.

   É desta lista que sai o menu do campo “o que ela fechou” na hora de registrar uma venda. Procedimento que não está aqui não aparece lá.

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   3 · A avaliação

   Se a avaliação é cobrada, por quanto, e se o valor é abatido na venda. Quanto tempo ela dura. O ticket médio dos seus tratamentos. E o que o paciente precisa levar.

   O ticket médio parece detalhe e não é: é ele que transforma “2 pacientes sem resposta” em “R$ 24.000 parados” no seu painel. Sem esse número, o cartão do dinheiro parado mostra só a quantidade de pessoas.

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   4 · As perguntas da triagem

   O roteiro que a assistente segue com quem chega, na ordem, com um exemplo de como perguntar. São até seis perguntas: como chamar a pessoa · o que ela quer resolver · primeira vez ou já fez antes · de onde ela é · para quando ela quer · faixa de investimento.

   O exemplo define o tom, não a frase: a assistente reescreve com naturalidade, ela nunca repete o texto literalmente.

   Pergunta desligada aparece marcada como não pergunta. A de investimento costuma vir desligada de fábrica: o mesmo procedimento varia muito de preço no mercado, quem nunca fez não tem referência e responde “não sei” — e em tratamento caro quem vende é a avaliação presencial, não o WhatsApp.

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   5 · A régua de qualificação

   É a régua que decide quem chega no WhatsApp de quem atende e quem não chega. Três números e duas chaves:

   • Raio — a distância máxima
   • Quente até — quem quer fazer dentro desse prazo é tratado como prioridade
   • Morno até — quem quer fazer dentro desse prazo continua no funil; acima disso vai para nutrição
   • Quem já fez antes sobe de morno para quente — sim ou não. Quem já fez conhece dor, preço e resultado, e costuma decidir mais rápido
   • Fora do raio, mas disposto a se deslocar, continua valendo — sim ou não

   Mexer aqui muda diretamente o volume de trabalho da recepção no dia seguinte. É o bloco que mais merece conversa antes de mudar.

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   6 · As réguas de contato

   A cadência combinada com a sua clínica: de quanto em quanto tempo alguém dá retorno em cada situação. No alto, o modelo de partida escolhido (curto, padrão, longo ou muito longo).

   Cada régua traz o nome, para que serve, e a lista dos toques com o momento de cada um. Também diz o horário em que ela cobra e o que faz a pessoa sair da régua — respondeu, agendou, compareceu, fechou ou foi encerrada.

   • A · Paciente esperando resposta — cutuca a equipe quando alguém ficou no vácuo
   • B · Qualificado sem avaliação marcada — onde mais se perde dinheiro
   • C · Confirmação de comparecimento — a que mais devolve dinheiro: falta no ramo fica entre 20% e 30%
   • D · O que aconteceu na avaliação — pergunta interna: veio? fechou?
   • E · Compareceu e não fechou — a janela real de decisão em tratamento caro é longa
   • F · Não compareceu — remarcação não é perda; só na terceira falta encerra
   • G · Nutrição — para não deixar morrer quem ainda não é hora

   A regra que vale para todas: nenhuma mensagem automática vai para o paciente. Toda régua entrega o texto pronto para uma pessoa da clínica conferir e disparar. Toque marcado como cobrança interna nem sequer tem texto para o paciente — é um lembrete para a equipe.

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   7 · Como esta operação funciona

   Duas escolhas suas que o sistema inteiro obedece:

   • Como quem atende se chama — recepcionista, secretária, consultora ou atendimento. O nome escolhido aparece em todas as telas e em todos os recados. A palavra “vendedor” não existe neste produto
   • Modelo de número — um número da clínica (a fila é da equipe, qualquer um assume qualquer paciente) ou um número por pessoa (cada uma vê só a fila dela; o paciente fica com quem atendeu primeiro)
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   8 · Os números de WhatsApp

   Cada número cadastrado, com um apelido e um sinal de conexão.

   A conexão é do número, não da pessoa. Duas pessoas atendendo pelo mesmo número dividem a mesma fila — e é isso que o modelo escolhido no bloco 7 determina.

   Se um número aparecer desconectado, nada novo chega ao sistema por ele. Avise a Revon: reconectar é conosco.

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   9 · A agenda

   Quanto tempo dura uma avaliação, com quantas horas de antecedência mínima dá para marcar, quais janelas ficam bloqueadas e o e-mail do Google Agenda quando há integração.

   Estes números são o que faz o sistema avisar quando um horário não cabe. Ele avisa, mas nunca impede: quem combinou o horário com a paciente foi a recepção, do lado de fora.

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    10 · As mensagens-modelo

    Quatro textos que a equipe usa toda semana: confirmação de avaliação marcada · lembrete da véspera · reagendamento · encerramento educado.

    Eles saem prontos, com o nome da pessoa e os dados da avaliação já preenchidos. Continuam sendo enviados por uma pessoa.

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    11 · Quem tem acesso

    A lista de quem entra no sistema desta clínica, com o e-mail e o papel: dono / gestor ou o cargo de quem atende. Quem foi desativado aparece marcado.

    Confira esta lista quando alguém entra ou sai da equipe. Criar, desativar ou redefinir senha é com a Revon.

03 O que fazer aqui

1. •
   Leia uma vez inteiro, na primeira semana

   Depois disso você só volta quando tiver uma dúvida específica. São dez minutos que evitam meses de “por que o sistema fez isso?”.

2. •
   Confira os blocos 1, 2 e 3 com atenção

   Endereço, horário, procedimentos e valores são o que a assistente usa para falar com os seus pacientes. Erro aqui vira erro na conversa.

3. •
   Quando algo no sistema te surpreender, procure o bloco correspondente

   Ninguém apareceu qualificado esta semana? Bloco 5. A equipe está cobrando demais? Bloco 6. Um número não recebe nada? Bloco 8.

4. •
   Para mudar qualquer coisa, toque em Pedir alteração

   O campo de texto é opcional — se você escrever o que quer, a conversa já começa adiantada.

   “Quero que a assistente pergunte pelo convênio antes de marcar.”
5. •
   Confira o estado do seu pedido

   A tela mostra um de três avisos, e o do meio é o honesto: recebido pela Coordenação · enviado, sem confirmação ainda · não chegou. Se aparecer que não chegou, chame a Revon no WhatsApp de sempre — a gente já foi avisada da falha, mas o seu pedido não pode esperar por isso.

04 Por que isso está aqui

05 Quando usar — e quando não

06 Uma dúvida que a tela resolve sozinha

07 Deu errado?

08 De onde vem, para onde vai

09 Quem entra aqui

Esta tela é do dono ou gestor da clínica, e é somente leitura para todos eles. Quem atende não entra aqui.